Assistant de gestion administrative au Conservatoire de musique (H-F)
A propos de nous
Vous aimez le grand large ! Vous souhaitez travailler les pieds dans l’eau mais également dans le bocage !
Cherbourg-en-Cotentin, ville portuaire ayant à cœur de préserver ses espaces naturels, saura vous séduire par sa qualité de vie, ses projets de développement, et la diversité des métiers qu’elle propose.
En nous rejoignant, vous intégrez une collectivité attentive au développement de vos compétences et à vos possibilités de mobilité et d’évolution professionnelle.
Mission proposée
Le Conservatoire classé à Rayonnement Intercommunal est le principal établissement d’enseignement artistique du Cotentin avec 900 élèves, 30 enseignant·e·s et 8 agents dans l’équipe administrative et technique. Il propose l’apprentissage de la musique et du théâtre sous toutes ses formes avec un large éventail de pratiques collectives, d’actions culturelles et d’une saison de diffusion. Il forment jusqu'au 3ème cycle et les pratiques amateurs.
Vous assurez la gestion administrative, comptable et scolaire du Conservatoire, sous l'autorité de la Cheffe d'équipe administrative au travers des missions suivantes :
1/ Gestion des scolarités :
Paramétrer le logiciel de gestion de la scolarité (iMuse) tout au long de l'année
Assurer la gestion et le suivi des inscriptions, réinscriptions et organisation de la rentrée (saisie, édition des emplois du temps et constitution des classes…)
Assurer le suivi des scolarités, organiser et assurer la logistique des examens et des évaluations, communiquer avec les familles et les enseignants.
2/ Gestion administrative et financière :
Traiter le courrier et les courriels
Gérer le planning des salles
Traiter les demandes des enseignants en lien avec la scolarité
Rédiger les comptes rendus de réunions
Paramétrer le logiciel métier
Établir la facturation
Assurer l'encaissement des recettes dans le cadre de la régie
Travailler sur la régie d'avance et de recettes
Classer et archiver
3/ Accueil physique et téléphonique :
Informer, conseiller, orienter les usagers
Percevoir les paiements, réceptionner les justificatifs et informer les familles
4/ Suivi RH :
Gérer les reports et les annulations de cours
Suivre les documents avec le service RH
Notre profil idéal
Catégorie C, cadre d’emplois des Adjoints administratifs
Poste accessible aux agents titulaires, de même niveau relevant d’autres filières (intégration directe ou détachement) et/ou lauréat d’examen ou de concours
Expérience dans l'administration souhaitée
Expérience dans la gestion des scolarités au sein d'établissements d'enseignement artistique fortement souhaitée
Permis B souhaité
Compétences et qualités requises :
Maîtrise des techniques de secrétariat, des logiciels de gestion administrative et des outils bureautiques et numériques, en lien avec la communication et le travail collaboratif
Maîtrise de la communication écrite et orale et expression écrite
Bonne connaissance des établissements d'enseignement artistique et des parcours de scolarité
Connaissance de base des instruments de musique appréciée
Bon relationnel
Capacité à travailler en équipe, mais aussi en toute autonomie – Bonne capacité d'adaptation
Être force de proposition, et proactif dans les projets du Conservatoire
Pratique de l'anglais
Organisation de travail :
Horaires types pour l'accueil sur le rythme des usagers
Présence impérative le mercredi
Les congés sont à poser pendant les vacances scolaires
Disponibilité ponctuelle en soirée et le Week-end selon la programmation du Conservatoire
Des questions?
Delphine GRAFFOUILLERE – 02.33.94.53.28
Cheffe d'équipe administrative
- Statutaire + régime indemnitaire
- Prise en charge partielle des titres de transports collectifs et/ou forfait mobilités durables
- Avantages : Comité d’activités sociales, culturelles et sportives, COS Normand, participation mutuelle et prévoyance, solutions de restauration.