Secrétaire d’élus (H/F)
A propos de nous
Vous aimez le grand large ! Vous souhaitez travailler les pieds dans l’eau mais également dans le bocage !
Cherbourg-en-Cotentin, ville portuaire ayant à cœur de préserver ses espaces naturels, saura vous séduire par sa qualité de vie, ses projets de développement, et la diversité des métiers qu’elle propose.
En nous rejoignant, vous intégrez une collectivité attentive au développement de vos compétences et à vos possibilités de mobilité et d’évolution professionnelle.
Mission proposée
Au sein de la Direction générale des services, vous assurez le secrétariat des élus afin de faciliter l’exercice de leur mandat et de contribuer à la continuité du service public.
Vous assurez l’interface entre les élus, les administrés, les services internes, l’Agglomération Le Cotentin et les organismes extérieurs. Vous veillez à la bonne organisation de leur activité quotidienne, à la gestion de leurs agendas, au suivi de leurs sollicitations ainsi qu’à la préparation de leurs réunions et déplacements.
Vous serez notamment amené à :
Gestion des agendas et organisation de l’activité des élus
Gérer les agendas et assurer le secrétariat des élus concernés (adjoints et conseillers délégués) ;
Assurer le suivi des demandes d’audience et de rendez-vous ;
Organiser les réunions avec les services et partenaires ;
Préparer les dossiers et les déplacements des élus.
Accueil et relations avec les interlocuteurs
Assurer les relations avec les administrés, les services internes, l’Agglomération Le Cotentin et les organismes extérieurs ;
Accueillir et informer les interlocuteurs des élus ;
Assurer la prise de messages, l’orientation et le renseignement des publics ;
Gérer les situations délicates et les publics difficiles, à distance comme en présentiel.
Gestion administrative et suivi du courrier
Assurer le suivi du courrier : enregistrement, classement thématique et préparation de synthèses ;
Gérer les parapheurs et assurer le suivi des signatures ;
Rédiger les courriers et notes (félicitations, vœux, correspondances diverses) ;
Réaliser les comptes rendus de certaines réunions.
Coordination événementielle et gestion logistique
Contribuer à la gestion des manifestations et représentations en lien avec le service relations publiques ;
Assurer la revue de presse et la transmission des articles ;
Gérer les moyens logistiques des élus (véhicule dédié, ordres de mission, réservations) ;
Participer au bon fonctionnement global du service.
Notre profil idéal
Catégorie C / Cadre d'emplois des adjoints administratifs
Poste accessible aux agents de même niveau relevant d’autres filières (intégration directe) et/ou lauréat d’examen ou de concours.
Poste ouvert aux statutaires, aux titulaires du concours et aux contractuels
Expérience confirmée en secrétariat de direction ou d’élus, idéalement en collectivité territoriale / Une très bonne connaissance de l’environnement institutionnel, de l’organigramme des élus et des agents est attendue.
Compétence attendues:
Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative : gestion des agendas, organisation des réunions, suivi du courrier et gestion des parapheurs
Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers (messagerie, gestion d’agenda, outils de suivi des courriers)
Excellentes compétences rédactionnelles : rédaction de courriers, notes et comptes rendus de réunions
Bonnes capacités d’organisation et de gestion des priorités dans un contexte d’activités multiples
Qualités relationnelles et aisance dans les échanges avec des publics variés (administrés, institutions, services internes)
Capacité à accueillir, informer, orienter et renseigner les interlocuteurs
Capacité à gérer des situations délicates et des publics difficiles, à distance comme en présentiel
Discrétion, confidentialité et loyauté indispensables dans la relation avec les élus
Réactivité et capacité d’adaptation
- Statutaire + régime indemnitaire
- Prise en charge partielle des titres de transports collectifs et/ou forfait mobilités durables
- Avantages : Comité d’activités sociales, culturelles et sportives, COS Normand, participation mutuelle et prévoyance, solutions de restauration.